Projekt

Digitalisierung im Wohlfahrtsverband 

Wie die Neuaufstellung eines Teams das Digitalisierungsprojekt in einer klassischen Organisation zum Erfolg führt.

Herausforderung

Der Wohlfahrtsverband ist in ganz Deutschland aktiv. Vor Ort unterstützt er Menschen mit einem umfassenden Beratungsangebot. In Zukunft möchte er das auch online anbieten. Und so noch mehr Menschen erreichen. 

Ein Projektteam ist mit der Umsetzung beauftragt. Es kennt alle wichtigen Akteure und hat langjährige Erfahrung in der Beratungsarbeit. Die Steuerung eines IT-Dienstleisters und die Entwicklung eines digitalen Produktes sind jedoch neu. Und auf einen euphorischen Start folgt nach wenigen Monaten Unzufriedenheit auf allen Seiten. Die bisherigen Fortschritte liegen deutlich hinter den Erwartungen und Ideen des Anfangs.

Die Leitungsebene fragt sich: 

"Welche Veränderungen braucht es, um das komplexe Digitalprojekt erfolgreich umzusetzen?"

Auf einen Blick

Meine Leistungen im Projekt

Vorgehen

In der ersten Phase der Zusammenarbeit führe ich Interviews mit Führungskräften, Projektteam, Pilotnutzer:innen und IT-Dienstleister. Aus der Kombination aller Perspektiven entsteht ein umfassender Blick auf das Digitalisierungsprojekt. Im ersten Workshop diskutiert das Projektteam die Erkenntnisse und entwickelt so ein gemeinsames Verständnis für die Herausforderungen.

Für die Lösungsfindung entwickle ich zunächst Rollenprofile, die in erfolgreichen Digitalprojekten besetzt sein müssen - von der Release-Managerin über den 1st Level Support bis zur Ticket-Testerin. So entstehen über 20 Rollenprofile, die das Team in einem Workshop auf seinen Kontext anpasst. Was zunächst ungewohnt erscheint - die Definition von Rollen unabhängig von Personen - ist ganz entscheidend. So bleibt der Fokus auf der effektiven Verteilung von Verantwortlichkeiten, ohne gleichzeitig in die Diskussion über individuelle Kapazitäten, Qualifikationen und Bedürfnisse einzusteigen.

Entlang von vorbereiteten Szenarien erfolgt jetzt die Entwicklung einer passenden Teamstruktur. Dabei diskutiert das Team folgende Fragestellungen:

• Welche Rollen müssen zentral besetzt werden?
  
• Was kann dezentral gesteuert werden? 
  
• Welche Rollen kann das Projektteam übernehmen?
  
• Welche Rollen soll der IT-Dienstleister übernehmen?

Im letzten Schritt analysiere ich mit dem Team die Arbeitsabläufe für ein effektives Projektmanagement. Wir entwickeln einen passenden agilen Prozess von der Aufnahme einer Anforderung bis zum Release. Für die Implementierung definieren wir passende Meeting-Routinen und das Anforderungsmanagement.

Ergebnis

In wenigen Workshops hat sich das Projektteam neu aufgestellt. Durch die Definition und Besetzung der wesentlichen Rollen herrscht im Team Klarheit über die eigenen Verantwortlichkeiten und darüber, was von den anderen erwartet werden darf. Die Prozesse für das agile Projektmanagement sind eingeübt und entfalten ihre Wirkung. Die Digitalisierung des Beratungsangebots ist auf Erfolgskurs.

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